オフィス移転で会社内でも総務が行うことはたくさんある

移転先の物件探しだけでなく現オフィスの撤去も確認

オフィス移転するときには、移転する目的と移転先に求める条件を明確にしていきます。目的は社員の増加やコスト削減など移転先に求める必須条件や条件の優先順位を決めておくと物件を探しやすくなります。現在入居しているオフィスの契約書をもとに解約予告を行い、返還額や原状回復費用などを確認していきます。オフィスを探すときには条件に合う物件を探したり、必須条件や妥当できる条件から吟味していきます。賃料や敷金などの費用や物件設備の確認など企業にて設定している条件から契約する物件を決めます。

総務にて行わなけれいけない移転準備

オフィス移転では総務では通常業務にプラス移転準備が必要になります。移転計画を立案し、物件が確定したら現在入居しているオフィスの契約解除手続きを進めながらも移転先のオフィスを契約します。移転準備の計画を行って、新オフィスのレイアウトを作成して内装を業者に依頼し工事を進めます。新オフィスの環境が整い次第移転日を決定します。レイアウトを作成するときのポイントは執務室や会議室、社長室など必要なスペースをリスト化していき間取りにあてはめて配置をしていきます。従業員ひとりひとりに適切なワークスペースを確保とスムーズに移動できるスペースは従業員の働きやすい環境として必要です。適切なスペースを確保しながら間取りを配置していきます。

オフィス移転時には手配するものが膨大

会社の本社を移動するときには総務部として手配するものがたくさんあります。場所・移転日が決定入したら案内状を作成します。移転先の住所や電話番号・FAX番号、移転日とあいさつ文をハガキやレター形式などで作成します。案内状のリストを作成します。年賀状リストなどあれば利用し、さらに各部署に確認してからリストを完成していきます。完成したリストは各部署でチェックしてもらいます。大量の案内状の送付するときには印刷・配送すべてを業者に依頼すると総部部で行う作業を減らすことができます。移転となると名刺も作成することになります。住所は移転するときにわかりますが、電話番号は住所が決まってから取得することになります。番号を発行して決まったら名刺の手配を行います。名刺は大量作成をすることになります。予め必要な枚数を確認しておき、移転前に社員に配るようにします。封筒やゴム印も必要になります。封筒は現在の住所に上からシールを貼って対応することができます。シールを貼る手間もありますが、現在の住所の封筒が大量にあるときは廃棄ももったいないです。新住所の封筒を手配しながらも、時間があるときにはシール対応を各部署に依頼するなど臨機応変な対応をするようにします。ゴム印は会社名や住所などすべて一体型よりも、項目毎に取り外しできるタイプがおすすめです。移転手続きには大量の書類に新住所などを記載することになるため、ゴム印があると手間を少しですが減らすことができるので早めの作成がおすすめです。本社ビル以外にも駐車場など借りている物件があるときには各管理会社に連絡をして変更の手続きを行います。また火災保険の手続きも忘れないように行います。リース契約している複合機などはサポートセンターに移転連絡を行います。複合機の引っ越しには引っ越し業者に依頼する方法とメーカーに依頼方法があります。どちらに依頼するかを検討して登録だけでなく引っ越しの手配も行います。ネット回線なども移転手続きが必要です。電話の移転手続きを含め早めに行います。集配の契約を郵便局と行っている場合には再契約が必要になります。転居届も忘れずに行います。日時が決まり次第、引っ越し業者の手配や廃棄物の処理依頼も行います。また銀行やクレジットカードは経理部で行うかは会社によって異なります。ホームページの移転表記も担当者に手配しておきます。

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